Fondların komplektləşdirilməsi muzey əşyalarının fond daxilində aparılan tədqi­qat, təsnifat, sistemləşdirmə və interpretasiya işləri ilə birlikdə muzey kolleksiyası məfhumunda cəmləşir. Onun mahiyyəti muzey əhəmiyyətli əşyaları aşkar etmək və qeydiyyatdan keçirməkdir.

Fondların komplektləşdirilməsi muzey fəaliyyətinin əsas istiqamətlərindəndir və işin sənədləşdirilməsi prosesidə ən vacib amillərdən biridir. Komplektləşdirmə keç­mişə və gələcəyə aid olan real əşyaların əldə edilməsi, onların muzey əşyalarına, muzey materiallarına, kolleksiyalara çevrilməsi və daimi qorunmağa verilməsi de­məkdir.

Muzey fondu ilə yanaşı, elmi-koməkçi materiallar fondu da formalaşdırılır.

İkinci dərəcəli informasiya daşıyıcıları və muzey eksponatı kimi qiymətli olma­yan əşyalar elmi-köməkçi materiallar fonduna daxil edilir.

Muzey fondlarının komplektləşdirilməsində “muzey əhəmiyyətli əşya” və “mu­zey əşyası” anlayışları böyük əhəmiyyət kəsb edir. Komplektləşdirmənin əsas ma­hiyyəti real həyat əşyalarının bır qismini muzey əhəmiyyətli əşyalara, daha sonra – muzey əşyalarına, daha sonra – muzey eksponatlarına çevirməkdir. Əşyanın dəyəri onun muzey əşyalarına xas olan ümumi xüsusiyyətlərinin əks etdirilməsi imkanların­da, əşyanın kifayət, qədər məzmunlu informasiyanın (o cümlədən ikinci dərəcəli in­formasiyanın) ilk mənbəyi olub, uzun müddət saxlanmağa qadır olmasındadır.

Ekspertlərin tərtib etdiyi protokol əşyanın muzeyə Daxilolma Kitabına yazılma­sı üçün hüquqi əsasdır. Bu eyni zamanda muzey əhəmiyyətli materialların muzey əş­yasına çevrilməsi deməkdir.

Komplektləşdirmə müddətində muzey müxtəlif idarə, təşkilat və müəssisələrə, habelə ayrı-ayrı şəxslərlə daimi, yaxud müvəqqəti əlaqələr yaradır onuları muzey əş­yalarının real və ya potensial təminatçısına çevirir. Bu əlaqələr muzey mütəxəssis­lərinin, fond və ekspozisiya işçilərinin təşəbbüsü ilə formalaşır və ictimai inkişafın sənədləşdirmə yollarının axtarışını özündə əks etdirir. Muzey  aparıcı elmi mütəxəssislərlə tətbiqi sənət ustaları ilə, rəssam, fotoqraf və başqa yara­dıcı işçilərlə, bukinist və antik­var komisyon mağazaları və s. ilə sıx əlaqə saxlayırlar.

Nəticədə alimlərin yaxınları tərəfindən hədiyyə şəklində, bəzən isə müəyyən şəxslə­rin vəsiyyəti əsasında bir sıra əşyalar muzeyə daxil olur.

Sənəd əşya sahibi və muzey əməkdaşı tərəfindən imzalanır, daha sonra əşyaları muzey işçiləri ekspertizadan keçirir, lazım gəldikdə isə onun nəticələri müvafiq təş­kilatların yazılı qərarı ilə təsdiq edilir.

Qəbul aktı mütəxəssislərin  analizi və şəxsi müşahidə­si əsasında muzeyin komissiyası əşyalarının qəbulu və ya qaytarılması haq­qında, yaxud qəbul olunacaq əşyalarının muzey fonduna və ya elmi-köməkçi material­lar fonduna daxil edilməsi haqqında qərar qəbul edir. Proses xüsusi tərtib edilmiş pro­tokolda qeyd olunur. Əşya sahibinin təklif olunan şərtlər əsasında razılığ alınandan sonra əşyanın daimi saxlanılması haqqında akt tərtib olunur. Həmin akt müdirin im­zası və möhürlə təsdiq edilir.

Daha sonra əşyalar Muzey Əşyaları Fondunun Mədaxil Kitabına, yaxud elmi-köməkçı materiallar fonduna daxil edilir və müvafiq fond xəzinədarlarına sənədləşdi­rilmiş şəkildə təhvil verilir.

Muzeylərin fəaliyyəti muzey fondları əsasında təşkil olunur.